Per i dipendenti che compiono trasferte di lavoro, sono previsti dei rimborsi chilometrici. A tal proposito, sembra utile chiarire con quali parametri vengono assegnati questi rimborsi e come è possibile ottenerli.
Come sarà noto, per trasferta di lavoro si intende uno spostamento temporaneo del dipendente in un luogo diverso da quello in cui svolge la sua attività abitualmente. In questo caso, i contratti collettivi, aziendali o individuali possono prevedere l’erogazione di determinate somme che sono destinate al dipendente in trasferta, anche in merito alle spese sostenute per il viaggio, per il vitto e per l’alloggio utili alla resa delle trasferte. Si parla in questo caso di rimborso chilometrico.
Come funzionano i rimborsi chilometrici
Per quanto concerne i rimborsi destinati al dipendente, in merito alle trasferte di lavoro, è bene chiarire che i compensi hanno un destino particolare rispetto al loro assoggettamento a contributi e tasse. In alcuni casi, infatti, esiste ad esempio un soglia di esenzione attraverso la quale azienda e dipendete non sono tenuti a versare alcuna tassa all’INPS e all’Erario. Ovviamente, come per ogni forma di agevolazione, rimborso o sussidio, per essere ottenuto anche il rimborso relativo alle spese per le trasferte di lavoro deve rispondere a determinati requisiti e condizioni.
Nello specifico, parlando del rimborso chilometrico ACI, per i viaggi dei dipendenti che utilizzano la propria vettura nelle trasferte di lavoro, deve essere calcolato sulla base di un’apposita tabella per il chilometraggio ACI. Questa tabella dipende anche dalla tipologia del mezzo. In merito ai fattori da valutare, poi, il primo è sicuramente relativo al luogo presso il quale avviene la trasferta, che può essere sia fuori che dentro il Comune della sede di lavoro.
Differenze di trasferte e differenze di rimborsi
Se la trasferta è all’interno del Comune in cui si svolge abitualmente l’attività lavorativa, allora le somme erogate sono soggette a contribuiti e tassazione IRPEF. Questo ad eccezione di spese che sono comprovate come fatture dei taxi, biglietti di autobus o metropolitane, biglietti dei tram. Per quanto riguarda l’utilizzo della vettura, invece, i rimborsi chilometrici sono tassabili completamente allo stesso, e sono deducibili dal reddito di impresa. Nel caso di trasferta al di fuori del Comune in cui si trova la sede di lavoro il regima fiscale è diverso e varia a seconda delle modalità di trasferta. Tra queste si trovano: il cosiddetto sistema analitico, il sistema forfait e il sistema misto.
La scelta dei sistemi deve essere applicata all’intera trasferta e per tutta la sua durata. L’azienda può, quindi, optare per il rimborso spese chilometriche ACI rispetto ai costi effettivamente sostenuti nel corso delle trasferte con il cosiddetto rimborso a piè di lista, ovvero a costo chilometrico. In questo caso le somme erogate a fronte delle spese di viaggio, trasporto, vitto e alloggio sono esenti da contributi e tasse purché siano regolarmente documentate.
Dunque fatture, ricevute fiscali con i dati del cliente, scontrino con il codice fiscale del dipendete, nota spese con allegati scontrini fiscali e biglietti per i mezzi di trasporto sono necessari. Inoltre, vale la pena sottolineare in conclusione che, entro un determinato limite, sono esenti anche le spese non documentabili (come parcheggi e mance). In questi casi la soglia di esclusione da contributi e tasse è pari a 15,49 euro al giorno, che si innalzano a 25,82 per l’estero.