Assunzioni e svolgimento del rapporto di lavoro a prova di privacy

Il Garante della Privacy, con Provvedimento del 5 giugno 2019, pubblicato sulla G.U. n. 176 del 2019, emanato per armonizzare le prescrizioni già adottate nel D.Lgs. n. 196/2003 (ora abrogato) con il Regolamento GDPR n. 679/2016, ha stabilito che il datore di lavoro per gestire le assunzioni e lo svolgimento del rapporto di lavoro potrà trattare solo i dati sensibili (particolari).

Soggetti coinvolti

Il provvedimento si  applica  nei  confronti di tutti coloro che, a vario titolo (titolare/responsabile del trattamento), effettuano trattamenti per finalità d’instaurazione, gestione ed estinzione del rapporto di lavoro, in particolare:

a) agenzie per il lavoro e altri soggetti che, in conformità alla legge, svolgono, nell’interesse di terzi, attività di intermediazione, ricerca e selezione del personale o supporto alla ricollocazione professionale ivi compresi gli enti di formazione accreditati;

b) persone fisiche e giuridiche, imprese, anche sociali, enti, associazioni e organismi che sono parte di un rapporto di lavoro o che utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o temporanee, o che comunque conferiscono un incarico professionale alle figure indicate al successivo punto 1.2, lettere c) e d);

c) organismi paritetici o che gestiscono osservatori in materia di lavoro, previsti dalla normativa dell’Unione europea, dalle leggi, dai regolamenti o dai contratti collettivi anche aziendali;

d) rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, anche territoriale e di sito;

e) soggetti che curano gli adempimenti in materia di lavoro, di previdenza ed assistenza sociale e fiscale nell’interesse di altri soggetti che sono parte di un rapporto di lavoro dipendente o autonomo, ai sensi della legge 11 gennaio 1979, n. 12, che disciplina la professione di consulente del lavoro;

f) associazioni, organizzazioni, federazioni o confederazioni rappresentative di categorie di datori di lavoro, al solo fine di perseguire scopi determinati e legittimi individuati dagli statuti di associazioni, organizzazioni, federazioni o confederazioni rappresentative di categorie di datori di lavoro o dai contratti collettivi in materia di assistenza sindacale ai datori di lavoro;

g) medico competente in materia di salute e sicurezza sul lavoro, che opera in qualità di libero professionista o di dipendente del datore di lavoro o di strutture convenzionate.

Le finalità del trattamento

Il trattamento delle categorie particolari di dati sensibili può avvenire per soddisfare le seguenti finalità:

• adempiere a obblighi specifici, per l’erogazione di contributi o per l’applicazione della normativa sulla sicurezza sul lavoro, nonché in materia fiscale e sindacale;
• tenuta della contabilità o pagamento di stipendi, assegni, premi, altri emolumenti, liberalità o benefici accessori;
• tutelare l’incolumità fisica o la salvaguardia della vita del lavoratore;
• far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, amministrativa, arbitrale o di conciliazione;
• adempiere ad obblighi derivanti da contratti di assicurazione finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla responsabilità del datore di lavoro in materia di salute e sicurezza del lavoro e di malattie professionali o per i danni cagionati a terzi nell’esercizio dell’attività lavorativa o professionale;
• garantire pari opportunità nel lavoro;
• perseguire scopi determinati e legittimi individuati dagli statuti di associazioni, organizzazioni, federazioni o confederazioni sindacali anche datoriali.

Trattamenti effettuati nella fase preliminare alle assunzioni

Il provvedimento distingue fra i trattamenti effettuati nella fase preliminare all’assunzione da quelli messi in atto nel corso del rapporto di lavoro.

Le agenzie per il lavoro, comprese le società di intermediazione e outplacement, possono trattare i dati particolari idonei a rivelare lo stato di salute e l’origine razziale ed etnica dei candidati all’instaurazione di un rapporto d lavoro o di collaborazione, solo se la loro raccolta sia giustificata da scopi determinati legittimi e sia necessaria per instaurare tale rapporto;

I questionari usati in fase di selezione, inviati anche per via telematica, devono riguardare le sole informazioni necessarie per l’assunzione, tenuto conto della particolarità delle mansioni e delle specificità dei profili professionali richiesti.

Qualora nei curricula inviati dai candidati siano presenti dati non pertinenti rispetto alla finalità perseguita le agenzie o i datori di lavoro che effettuano la selezione devono astenersi dall’utilizzare tali informazioni.

Inoltre i dati genetici non possono essere trattati al fine di stabilire l’idoneità professionale di un candidato all’impiego, neppure con il consenso dell’interessato.

Trattamenti effettuati nel corso del rapporto di lavoro

Nel corso del rapporto di lavoro il datore potrà trattare i dati relativi a convinzioni religiose o filosofiche ovvero l’adesione ad associazioni od organizzazioni a carattere religioso o filosofico esclusivamente per la fruizione dei permessi in occasione di festività religiose o per l’erogazione dei servizi mensa o, nei casi previsti dalla legge, per l’obiezione di coscienza.

Per ciò che riguarda, invece, i dati che rivelano le opinioni politiche o sindacali, o l’esercizio di funzioni pubbliche e incarichi politici, di attività o di incarichi sindacali, il datore di lavoro può trattarli esclusivamente per la fruizione dei permessi o di periodi di aspettativa riconosciuti dalla legge o dai contratti collettivi anche aziendali, nonché per consentire l’esercizio dei diritti sindacali compreso il trattamento dei dati inerenti alle trattenute per i versamento delle quote di iscrizione ad associazioni od organizzazioni sindacali

Quanto ai permessi per partecipare a operazioni elettorali in qualità di rappresentanti di lista, in applicazione del principio di necessità, non deve trattare nell’ambito della documentazione da presentare al fine del riconoscimento di benefici di legge, dati che rivelino le opinioni politiche (ad esempio, non deve essere richiesto il documento che designa il rappresentate di lista essendo allo scopo sufficiente la certificazione del presidente di seggio.

Il datore di lavoro, infine, non può trattare dati genetici al fine di stabilire l’idoneità professionale di un dipendente, neppure con il consenso dell’interessato.

Prescrizioni specifiche relative alle modalità di trattamento

Il provvedimento stabilisce che i dati devono essere raccolti, di regola, presso l’interessato. In tutte le comunicazioni all’interessato che contengono categorie particolari di dati, devono essere utilizzate forme di comunicazione anche elettroniche individualizzate nei confronti di quest’ultimo o di un suo delegato, anche per il tramite di personale autorizzato. Nel caso in cui si proceda alla trasmissione del documento cartaceo, questo dovrà essere trasmesso, di regola, in plico chiuso, salva la necessità di acquisire, anche mediante la sottoscrizione per ricevuta, la prova della ricezione dell’atto.

I documenti che contengono categorie particolari di dati, ove debbano essere trasmessi ad altri uffici o funzioni della medesima struttura organizzativa in ragione delle rispettive competenze, devono contenere esclusivamente le informazioni necessarie allo svolgimento della funzione senza allegare, ove non strettamente indispensabile, documentazione integrale o riportare stralci all’interno del testo.

A tal fine dovranno essere selezionate e impiegate modalità di trasmissione della documentazione che ne garantiscano la ricezione e il relativo trattamento da parte dei soli uffici o strutture organizzative competenti e del solo personale autorizzato.

Quando per ragioni di organizzazione del lavoro, e nell’ambito della predisposizione di turni di servizio, si proceda a mettere a disposizione a soggetti diversi dall’interessato (ad esempio, altri colleghi) dati relativi a presenze ed assenze dal servizio, il datore di lavoro non deve esplicitare, nemmeno attraverso acronimi o sigle, le causali dell’assenza dalle quali sia possibile evincere la conoscibilità di particolari categorie di dati personali (es. permessi sindacali o dati sanitari).

Si rinvia per il resto delle informazioni al testo integrale del Provvedimento del 5 giugno 2019 disponibile cliccando sul link.

(Fonte: Gazzetta Ufficiale)