È stato pubblicato sulla G.U. n. 176 del 29 luglio scorso il Provvedimento 5 giugno 2019del Garante della Privacy avente ad oggetto le Prescrizioni relative al trattamento di categorie particolari di dati personali, sensi dell’art. 21, comma 1, del D.Lgs. n. 101/2018, contenente le prescrizioni relative alle situazioni di trattamento di dati particolari nei rapporti di lavoro anche da parte degli investigatori privati.
Tale aggiornamento si è reso necessario dopo che l’art. 21 del D.Lgs. n. 101/2018 ha demandato al Garante il compito di individuare, con proprio provvedimento di carattere generale, le prescrizioni contenute nelle autorizzazioni generali già adottate, relative alle situazione di cui agli articoli 6, paragrafo 1, lettere c) ed e), 9, paragrafo 2, lettera b) e 4, nonché al Capo IX, del regolamento, che risultano compatibili con le disposizioni comunitarie e il decreto medesimo che ha novellato il codice, provvedendo, altresì, al loro aggiornamento ove occorrente.
Soggetti interessati
Il Provvedimento 5 giugno 2019 interessa, naturalmente, sia i datori di lavoro pubblici che privati e si applica nei confronti di tutti coloro che, a vario titolo (titolare/responsabile del trattamento), effettuano trattamenti per finalità di instaurazione, gestione ed estinzione del rapporto di lavoro, in particolare:
a) agenzie per il lavoro e altri soggetti che, in conformità alla legge, svolgono, nell’interesse di terzi, attività di intermediazione, ricerca e selezione del personale o supporto alla ricollocazione professionale ivi compresi gli enti di formazione accreditati;
b) persone fisiche e giuridiche, imprese, anche sociali, enti, associazioni e organismi che sono parte di un rapporto di lavoro o che utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o temporanee, o che comunque conferiscono un incarico professionale alle figure indicate al successivo punto 1.2, lettere c) e d) del Provvedimento;
c) organismi paritetici o che gestiscono osservatori in materia di lavoro, previsti dalla normativa dell’Unione europea, dalle leggi, dai regolamenti o dai contratti collettivi anche aziendali;
d) rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, anche territoriale e di sito;
e) soggetti che curano gli adempimenti in materia di lavoro, di previdenza ed assistenza sociale e fiscale nell’interesse di altri soggetti che sono parte di un rapporto di lavoro dipendente o autonomo, ai sensi della legge 11 gennaio 1979, n. 12, che disciplina la professione di consulente del lavoro;
f) associazioni, organizzazioni, federazioni o confederazioni rappresentative di categorie di datori di lavoro, al solo fine di perseguire scopi determinati e legittimi individuati dagli statuti di associazioni, organizzazioni, federazioni o confederazioni rappresentative di categorie di datori di lavoro o dai contratti collettivi in materia di assistenza sindacale ai datori di lavoro;
g) medico competente in materia di salute e sicurezza sul lavoro, che opera in qualità di libero professionista o di dipendente del datore di lavoro o di strutture convenzionate.
Il Provvedimento 5 giugno 2019 si applica altresì ai trattamenti di categorie particolari di dati personali, acquisiti di regola direttamente presso l’interessato e riferiti a:
a) candidati all’instaurazione dei rapporti di lavoro, anche in caso di curricula spontaneamente trasmessi dagli interessati ai fini dell’instaurazione di un rapporto di lavoro (art. 111-bis del codice);
b) lavoratori subordinati, anche se parti di un contratto di apprendistato, di formazione, a termine, di lavoro intermittente, di lavoro occasionale ovvero praticanti per l’abilitazione professionale, ovvero prestatori di lavoro nell’ambito di un contratto di somministrazione di lavoro, o in rapporto di tirocinio, ovvero ad associati anche in compartecipazione;
c) consulenti e liberi professionisti, agenti, rappresentanti e mandatari;
d) soggetti che svolgono collaborazioni organizzate dal committente, o altri lavoratori autonomi in rapporto di collaborazione, anche sotto forma di prestazioni di lavoro accessorio;
e) persone fisiche che ricoprono cariche sociali o altri incarichi nelle persone giuridiche, negli enti, nelle associazioni e negli organismi indicati nel Provvedimento;
f) terzi danneggiati nell’esercizio dell’attività lavorativa o professionale;
g) terzi (familiari o conviventi dei soggetti di cui alle precedenti lettere b) e d) per il rilascio di agevolazioni e permessi.
Come viene specificato dal Provvedimento, i dati personali particolari si riferiscono a quelli legati alla salute, alle opinioni politiche, all’etnia e all’orientamento sessuale, ecc..
Finalità del trattamento
Il trattamento delle categorie particolari di dati personali, come specifica il Provvedimento, è effettuato solo se necessario:
a) per adempiere o per esigere l’adempimento di specifici obblighi o per eseguire specifici compiti previsti dalla normativa dell’Unione europea, da leggi, da regolamenti o da contratti collettivi anche aziendali, ai sensi del diritto interno, i n particolare ai fini dell’instaurazione, gestione ed estinzione del rapporto di lavoro (art. 88 del regolamento UE 2016/679), nonché del riconoscimento di agevolazioni ovvero dell’erogazione di contributi, dell’applicazione della normativa in materia di previdenza ed assistenza anche integrativa, o in materia di igiene e sicurezza del lavoro, nonché in materia fiscale e sindacale;
b) anche fuori dei casi di cui alla lettera a), in conformità alla legge e per scopi determinati e legittimi, ai fini della tenuta della contabilità o della corresponsione di stipendi, assegni, premi, altri emolumenti, liberalità o benefici accessori;
c) per perseguire finalità di salvaguardia della vita o dell’incolumità fisica del lavoratore o di un terzo;
d) per far valere o difendere un diritto, anche da parte di un terzo, in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione, nei casi previsti dalle leggi, dalla normativa dell’Unione europea, dai regolamenti o dai contratti collettivi, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento; il trattamento di dati personali effettuato per finalità di tutela dei propri diritti in giudizio deve riferirsi a contenziosi in atto o a situazioni precontenziose; resta salvo quanto stabilito dall’art. 60 del codice;
e) per adempiere ad obblighi derivanti da contratti di assicurazione finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla responsabilità del datore di lavoro in materia di salute e sicurezza del lavoro e di malattie professionali o per i danni cagionati a terzi nell’esercizio dell’attività lavorativa o professionale;
f) per garantire le pari opportunità nel lavoro;
g) per perseguire scopi determinati e legittimi individuati dagli statuti di associazioni, organizzazioni, federazioni o confederazioni rappresentative di categorie di datori di lavoro o dai contratti collettivi, in materia di assistenza sindacale ai datori di lavoro.
Il Provvedimento, poi, definisce tutti gli obblighi e quanto necessario a tutelare il trattamento dei dati personali nelle varie fasi del rapporto di lavoro: candidatura, assunzione (sia se avviene per il tramite di agenzie o direttamente e senza intermediari), svolgimento e termine. È stato, tra le altre cose specificato, che è illegittimo valutare l’idoneità professionale di un lavoratore a mezzo dei dati personali che non hanno a che vedere con tale aspetto, come ad esempio i dati genetici che sono espressamente esclusi, anche nel caso in cui il candidato avesse prestato il suo consenso. Al momento dell’assunzione il lavoratore dovrà fornire al datore di lavoro i dati personale necessari allo svolgimento del rapporto, ma tra questi sono esclusi, come ha specificato il Garante, quelli relativi alle convinzioni religiose, idee politiche, esercizio di funzioni pubbliche o sindacali a meno che – come stabilisce lo Statuto dei lavoratori – questi ultimi siano utilizzati esclusivamente per finalità specifiche contemplate dall’ordinamento, come ad esempio per i permessi, le trattenute o le festività, e non per valutare la capacità e/o l’idoneità del lavoratore.
